La recepcionista que coge el teléfono mientras tú estás en consulta.

Si la conversación se sale del flujo previsto, queda señalada para intervención del equipo. El paciente también puede pedir hablar con una persona en cualquier momento.

Sí, siempre. En las llamadas de voz, el bot se identifica como asistente virtual al inicio. En WhatsApp, el tono y el nombre dejan claro que es un asistente automático. Cumplimos el Art. 50 del AI Act.

Empezó como recepcionista virtual y hoy gestiona el ciclo completo: agenda, historia clínica, consentimientos informados y facturación — todo sobre una sola ficha de paciente, sin saltar de programa. Lo tienes desarrollado en la página de gestión clínica.

El asistente de WhatsApp y voz solo necesita lo mínimo para agendar: nombre, teléfono y datos de la cita. La historia clínica, los consentimientos y los datos fiscales los gestiona tu clínica dentro del sistema, como responsable del tratamiento, cifrados y con acceso por roles; ClinicSmart actúa como encargado (DPA). Todo vive en una base de datos alojada en Reino Unido (Londres), amparada por la decisión de adecuación de la UE. Algunos proveedores de IA, telefonía y mensajería tratan datos fuera del EEE con garantías (cláusulas contractuales tipo). El audio de las llamadas se procesa en tiempo real y no se almacena.

No. Puedes conservar el número de siempre: el que está en tu puerta, en Google y en la agenda de tus pacientes. WhatsApp se conecta sobre tu propia cuenta de WhatsApp Business, así que el paciente escribe donde escribía y tu equipo sigue respondiendo desde el móvil de siempre; el asistente se aparta en cuanto contestáis vosotros. La voz entra por un desvío suave: la IA solo coge la llamada cuando no puedes cogerla tú. Al ser tu cuenta, es Meta quien te factura el consumo de mensajes (entre 2 y 12 € al mes; lo que responde tu equipo desde el móvil no cuenta). La alternativa es una línea nueva dedicada, que arranca antes porque no depende de tu cuenta actual ni de las validaciones de Meta y cuyos mensajes van dentro de tu cuota — a cambio hay que comunicar el número nuevo a los pacientes, cambiarlo en Google y asumir que quien escriba al antiguo no encontrará al asistente. Los tienes comparados punto por punto en la página de precios y, en la demo, te decimos cuál te encaja.

Sí, y es la idea. Tu equipo sigue usando la WhatsApp Business App en el móvil de siempre: cuando alguien responde a mano, el asistente lo detecta y se calla en esa conversación durante un rato, para no hablar por encima de vosotros. Vuelve a atender solo cuando la conversación se queda parada. No hay dos bandejas ni hay que aprender un programa nuevo para contestar: el panel está ahí si lo queréis, pero no es obligatorio. Lo que sí hace falta es mantener la app instalada y usarla de vez en cuando: ese móvil sigue siendo el dispositivo principal del número.

El teléfono queda activo en 24-48 h y atiende desde el primer día. WhatsApp va por su lado y el plazo lo marca Meta, no nosotros: hay que verificar el perfil de empresa de tu clínica, autorizar la conexión y esperar a que Meta apruebe las plantillas de los mensajes que el asistente envía primero. En la práctica suele ir de unos días a un par de semanas, y depende sobre todo de lo rápido que Meta verifique tu negocio — le pasa igual a cualquier proveedor que use el canal oficial. Hacemos toda la parte técnica y te acompañamos en cada validación; algunas solo puede completarlas la clínica. Poco, pero no es cero, y preferimos decírtelo antes que después. Necesitas estar usando ya la WhatsApp Business App, autorizar la conexión desde ese mismo móvil y mantener la app instalada: sigue siendo el dispositivo principal de ese número. Al conectar se cierran una vez las sesiones de tus dispositivos vinculados y después los vuelves a vincular con normalidad; la única excepción es la aplicación de escritorio de Windows, que deja de servir para ese número (WhatsApp Web sí funciona). Si algo de esto no te encaja, la línea nueva dedicada evita todas estas condiciones.

El sistema funciona de forma independiente con su propio calendario. También puede sincronizar con Google Calendar, y otras integraciones se estudian caso a caso.

No pierdes nada. Pegas tu agenda histórica y la convertimos en citas reales — sin enviar avisos a pacientes que no consintieron el bot. Si luego alguno escribe para cambiar su cita, la IA ya la encuentra. Sincronizamos también tu Google Calendar.

El onboarding está incluido sin coste: configuramos tu agente, importamos catálogo y horarios, y te acompañamos las primeras 48 horas. Sin permanencia ni penalización: no renuevas avisando con 30 días de antelación antes del fin de tu periodo contratado (mensual o anual). Si en algún momento revisamos tarifas (por ejemplo, por subidas de coste de los proveedores de IA), te avisamos con 60 días de antelación y puedes cancelar sin penalización antes de que se aplique.

Sí, todo. Cada conversación de WhatsApp queda en un hilo que puedes leer entero, y de cada llamada se guarda la transcripción y un resumen de lo que se gestionó. No es una caja negra: puedes comprobar palabra por palabra qué se le dijo a cada paciente y qué cita se creó. El audio de las llamadas no se almacena —se procesa en tiempo real y se descarta—, así que lo que queda es el texto.

En cualquier momento y sin llamarnos. Si contestas tú desde tu WhatsApp, la IA lo detecta y se calla en esa conversación: no habla por encima de ti. También puedes tomar el control de un hilo desde el panel y devolvérselo cuando quieras. Y si prefieres tenerla conectada pero en silencio mientras la observas —los mensajes entran, tú respondes, y ella no dice nada—, lo dejamos así el tiempo que necesites.

Los datos de tus pacientes son tuyos, no nuestros: tú eres la responsable del tratamiento y nosotros el encargado. Al terminar el contrato puedes pedirnos una copia y se te entrega. No hay permanencia —no renuevas avisando con 30 días— y no retenemos tu información como forma de retenerte a ti.

Ofrecemos una demo personalizada con los datos de tu clínica para que pruebes el sistema sin compromiso antes de contratar. Durante la puesta en marcha te acompañamos en las primeras 48 horas para afinar tratamientos, horarios y mensajes.