Agenda por cabinas
Una columna por profesional o por cabina, y el aparato que solo está en una cabina solo se reserva ahí.
El programa de tu clínica de estética, con una IA que coge el teléfono
Agenda por profesionales y cabinas, historia clínica, consentimientos con el lote de cada vial, stock, bonos, tarjetas regalo y comisiones en un solo programa. Y un asistente de IA que atiende las llamadas y los WhatsApp las 24 horas y deja la cita en tu agenda mientras estás en cabina.
- Lote y caducidad escaneando la caja
- Sesión, producto y tarjeta regalo en un solo cobro
- IA que atiende voz y WhatsApp 24/7
Sin compromiso · Sin permanencia · Voz activa en 24-48 h
Martes, 9:00Clínica de ejemplo · simulación
Mientras la clínica estaba cerrada
Mar ha atendido 5 conversaciones: 2 citas nuevas, 1 movida, 1 confirmada y 1 aviso para el equipo.
Cierras. Mar se queda de guardia.
Cita reservada · jueves, 18:30
WhatsApp. Nuria B. pide una limpieza facial.
Cita movida · viernes, 17:00
WhatsApp. Irene C. no llega el miércoles.
Cita reservada · hoy, 13:00
Llamada. Lucía F. pide una primera valoración; la confirmación le llega por WhatsApp.
Cita confirmada · hoy, 11:00
WhatsApp. Paula M. contesta al recordatorio.
Aviso al equipoPor atender
Llamada. Silvia R. quiere hablar con la doctora antes de reservar. El aviso lleva el resumen de la llamada.
Abres. Todo está ya en la agenda y en las fichas.
El resumen es un ejemplo. Uso real en clínicas: +3500 citas agendadas y +3000 llamadas atendidas por la IA, sin contar las clínicas de demostración.
Software de gestión clínica con IA, en español
- Atención 24/7
- Base de datos en la UE · RGPD
- Voz activa en 24-48 h · sin permanencia
- Tu número de WhatsApp de siempre
Lo que pierdes cada semana — y cómo lo arreglamos
Los problemas reales de tu clínica de estética.
Arriba de la tabla, el WhatsApp de la clínica a media mañana: sin asistente, llamadas perdidas y mensajes sin contestar; con asistente, las mismas cuatro personas ya tienen respuesta. Simulación con datos ficticios.
Sin ClinicSmart: Mucha demanda entra por WhatsApp de noche y por teléfono mientras estás en cabina
Con ClinicSmart: La IA atiende voz y WhatsApp 24/7, da la cita sobre tu agenda real y avisa al equipo de lo que no puede resolver.
Sin ClinicSmart: Apuntar a mano el lote y la caducidad de cada vial y cada jeringa
Con ClinicSmart: Escaneas el código de la caja y el lote y la caducidad entran solos. Buscas un lote y sale a quién se le puso.
Sin ClinicSmart: El laboratorio o la aseguradora piden el consentimiento con el producto de esa sesión
Con ClinicSmart: La paciente firma en la tablet con los productos de la sesión y su lote dentro del documento.
Sin ClinicSmart: El stock nunca cuadra con lo que se ha puesto en cabina
Con ClinicSmart: Lo registrado en cada cita se descuenta del armario por lote, con aviso de lo que caduca y de lo que toca pedir.
Sin ClinicSmart: Sesión, bono, crema y tarjeta regalo cobrados en sitios distintos
Con ClinicSmart: Un solo cobro en el mostrador, y el saldo de cada bono y cada tarjeta regalo se calcula solo.
Sin ClinicSmart: Dos sociedades (la médica y la de estética) que facturan por separado
Con ClinicSmart: Cada factura sale de la sociedad que toca, con sus series, y la gestoría recibe una exportación por NIF.
Sin ClinicSmart: Las comisiones del equipo se calculan a mano a fin de mes
Con ClinicSmart: Reglas por persona, servicio o marca, e informe mensual con lo atendido y lo vendido.
Casos reales en tu día a día
Cómo funciona en tu clínica de estética.
Valoración reservada por WhatsApp a las 23:00
La paciente pregunta por el láser de noche; la IA le da hueco para la valoración y le llega la confirmación sin esperar a la mañana.
Una sesión de neuromoduladores registrada en un minuto
«Repetir la última sesión» trae productos, zonas y dosis de la vez anterior; escaneas las cajas de hoy y quedan el lote y la caducidad.
Consentimiento con el lote dentro
La paciente firma en la tablet con los productos de la sesión. Si se abre otro vial después, la cita avisa de que hay que volver a firmar.
Llega la alerta de un lote
Lo buscas en el libro de trazabilidad y sale a quién se le puso, cuándo y quién, en todo el historial.
Cobro en el mostrador con tarjeta regalo
La sesión, la crema que se lleva y el resto con tarjeta regalo en un solo cobro; la caja cuadra sin apuntes dobles.
Antes y después, a pantalla completa
Fotos por zona con la anterior en transparencia para repetir el encuadre, y la comparación a pantalla completa para enseñársela a la paciente.
Llamada entranteClínica de ejemplo · simulación
Así suena una llamada
- Mar (IA)
Clínica de estética, soy Mar, asistente virtual. ¿En qué puedo ayudarle?
- Paciente
Hola, quería información y pedir cita para depilación láser en las piernas.
- Mar (IA)
Con mucho gusto le agendo una valoración para el láser. Tengo el martes a las once o el jueves a las cinco y media. ¿Cuál prefiere?
- Paciente
El jueves a las cinco y media.
- Mar (IA)
Perfecto: jueves a las 17:30, valoración de depilación láser. ¿Me dice su nombre, por favor?
Y cuando el paciente entra en consulta
ClinicSmart gestiona la clínica de estética entera: la misma ficha que coge la llamada guarda su historia, su consentimiento y su factura — sin saltar de programa.
Ver toda la gestión clínicaTrazabilidad y stock
Lote y caducidad de cada vial escaneando la caja, tarjeta de implante en PDF y un armario que se descuenta solo.
Consentimientos con el lote
Firmados en la consulta, con los productos de la sesión dentro y sello de integridad (Ley 41/2002).
Fotos antes y después
Por zona y por sesión, con la anterior en transparencia para repetir el encuadre y la comparación a pantalla completa.
Bonos, tarjetas regalo y venta
Sesión, producto y tarjeta regalo en un solo cobro; los saldos se calculan solos y la caja cuadra.
Dos sociedades y comisiones
Cada factura desde la sociedad que toca, con Verifactu, y comisiones del equipo por persona, servicio o marca.
Lo que más nos preguntan los esteticistas
¿Es un chatbot normal o un agente de IA?
Es un agente de IA conversacional, no un chatbot de botones ni un menú de "pulse 1". Entiende lenguaje natural por WhatsApp y también por voz al teléfono, consulta tu agenda real y reserva, mueve o cancela la cita en la misma conversación. Se identifica siempre como asistente virtual (Art. 50 del AI Act).
¿El asistente recomienda tratamientos a mis clientes?
No. La IA no da consejo médico ni recomienda tratamientos: solo gestiona la agenda —reserva valoraciones y citas, confirma, mueve y cancela—. Cualquier duda clínica la deriva a tu equipo. La decisión sobre el tratamiento siempre es del profesional en la valoración.
¿Registra el lote y la caducidad de la toxina y de los rellenos?
Sí. En la cita se escanea el código DataMatrix de la caja (identificador, lote y caducidad) o se teclea. Medicamentos y productos sanitarios exigen lote y caducidad; los implantables generan además la tarjeta de implante en PDF para entregarla a la paciente. Lo apuntado no se edita: se anula con motivo y se registra de nuevo. Y el libro de trazabilidad responde en segundos a qué pacientes se les puso un lote.
¿Cómo funcionan los bonos y las tarjetas regalo?
El saldo de un bono no se apunta a mano: se calcula con las citas cargadas a él, así que cancelar una cita devuelve la sesión sola. Cuando la IA da una cita a una paciente con bono, la carga a su bono sin decirle nada de dinero. Las tarjetas regalo se venden, se recargan y se usan para pagar una sesión, un producto o un bono, también a medias con otro método de pago. El asistente nunca vende ni dice importes de bonos.
¿Puedo recoger el consentimiento informado de neuromoduladores, rellenos o láser?
Sí, de dos maneras. Se lo envías por WhatsApp y lo firma en su móvil antes de la cita, o lo firma en la tablet en consulta. Los consentimientos médicos pueden llevar dentro los productos de esa sesión, con su lote y caducidad, y se firman en cada sesión. Todo queda archivado con sello de integridad SHA-256 (Ley 41/2002). El texto lo aporta tu clínica o tu asesor; nosotros ponemos el riel.
¿Atiende cuando el equipo está en cabina o fuera de horario?
Sí. La IA coge el teléfono cuando no podéis contestar y responde WhatsApp 24/7. Gran parte de la demanda de estética entra de noche o en fin de semana: la IA agenda esas valoraciones en el momento en lugar de perderlas.
¿Cómo funciona la facturación y el IVA en estética?
Facturar va incluido en tu plan: emites desde la ficha, inmutable y numerada sin huecos, con el IVA que corresponda a cada línea. Ojo: la estética con fin no terapéutico normalmente no está exenta de IVA, así que soporta el IVA aplicable y las facturas mixtas de servicio más producto. Si facturas con dos sociedades (por ejemplo, una médica y otra de estética), cada factura sale de la que toca, con sus propias series, y la exportación para la gestoría va por NIF. El registro de cada factura en la AEAT —la huella y el QR que pide la Ley Antifraude— es el complemento Verifactu, 20 €/mes sobre cualquier plan. Aportamos el software; el cumplimiento fiscal corresponde a tu clínica y su asesor. No es asesoría fiscal.
Vengo de otro programa (Flowww u otro). ¿Qué pasa con mis datos?
La migración la hacemos nosotros a partir de la exportación de tu programa actual: pacientes, historial de citas y catálogo de servicios. Los saldos que la paciente ya ha pagado (bonos a medio gastar, tarjetas regalo) se revisan uno a uno contigo para que no se pierda nada. Si prefieres empezar solo con la recepción por IA y seguir con tu programa un tiempo, también se puede: sincronizamos con Google Calendar de serie.
¿Cuánto tarda en estar funcionando y qué pasa con mis datos?
La voz queda activa en 24-48 h y atiende desde el primer día. WhatsApp va por su lado y el plazo lo marca Meta, no nosotros: hay que verificar el perfil de empresa y esperar a que apruebe las plantillas, lo que suele ir de unos días a un par de semanas. Sin permanencia. La base de datos está en la UE (Fráncfort), el audio de las llamadas no se almacena (se procesa en tiempo real y se descarta; queda transcripción y resumen) y la clínica es responsable del tratamiento mientras ClinicSmart actúa como encargado con su DPA.
Tu clínica de estética, en un solo programa
Te lo enseñamos con tu catálogo: escaneamos una caja, registramos una sesión y oyes a la IA atender una llamada. Sin compromiso, 20 minutos por videollamada.
- Demo personalizada con tus datos
- Voz operativa en 24-48 h
- Base de datos en la UE · cumplimiento RGPD